Por las dimensiones, responsabilidad social y complejidad de la Universidad como organización, resulta esencial tener una concepción clara del papel de la comunicación en su desempeño.
En términos generales debe desecharse cualquier camino que continúe apreciando a la comunicación como un instrumento al que se acude al final de los procesos. Por el contrario, ella ha de ser entendida como un factor constituyente, regulador y articulador de la propia Universidad, de su identidad y de sus intercambios con el entorno. Ello supone su carácter participativo, su naturaleza de puente entre diversos conglomerados y su valor como elemento estratégico de la gestión universitaria. Es mucho más que el cacareo de una gallina al poner el huevo.
Una asesoría en materia de comunicaciones deberá ocuparse de distintos aspectos, y su trabajo se inicia por un diagnóstico de la situación de la Universidad al respecto. Se enumeran puntos relevantes sobre los que es necesario actuar.
Comunicaciones de rectoría
El rector es el vocero principal de la Universidad, con responsabilidades mayores a las de cualquier otro conglomerado. Es el principal factor de la cohesión organizacional y en quien se concreta el espíritu y el fin de la institución. Su papel es el de la última instancia ante cualquier diferendo, por lo que la autoridad intelectual y ética debe presidir todas sus actuaciones en materia de comunicación.
Las comunicaciones de rectoría deben ser oportunas, precisas y estar precedidas de amplia consulta. No pueden desgastarse en múltiples querellas, rectificaciones y controversias. Buscan el consenso, por lo que deben generarse a través de procedimientos de concertación.
Las comunicaciones de rectoría deben ser objeto de atención especial y contar con la participación de especialistas en las materias a tratar, de los diversos estamentos. Es necesario cuidar su frecuencia, fondo y forma. Cuando el rector comunica es la Universidad quien comunica.
Comunicaciones internas
Por la naturaleza de la Universidad como conglomerado intelectual, por el nivel cultural y educativo de sus integrantes, por la complejidad y dimensiones de sus aspectos jurídico, económico y organizacional, este campo adquiere una significación fundamental. Ninguna organización, pero menos una universitaria de carácter público, puede operar con eficacia si no existe un flujo constante de intercambios comunicativos entre sus integrantes, comprensión de los problemas principales que se afrontan a cada momento, metas comunes al alcance de todos y espacios abiertos para el trámite de disensos, sugerencias y concertaciones.
Las comunicaciones internas en la Universidad tienen como objetivo alcanzar el ideal de vida democrático que se corresponde con una comunidad de alto nivel educativo y cultural: la convivencia que erradique cualquier manifestación de violencia o uso de la fuerza en las relaciones entre sus integrantes, como ámbito para que las diferencias, contradicciones, controversias y conflictos de intereses puedan manifestarse libremente, sin afectar la existencia de la organización y el cumplimiento de los altos objetivos de servicio público que la justifican. De allí su valor estratégico.
Comunicaciones externas
Toda entidad pública debe legitimarse, de manera constante, ante la sociedad que la prohija. Rendir cuentas es su obligación comunicativa, antes que hacer propaganda. La Universidad del Valle genera tal flujo de información y de logros y, también, de dificultades, que su obligación se vuelve una tarea de frecuencia casi diaria.
Los medios, tanto propios como externos, son uno de los instrumentos de esta labor. Resulta fundamental el recurso humano propio, a todo nivel, incluido el numeroso sector de egresados de la institución. Los resultados, los problemas y aún las carencias en materia de investigación, docencia, extensión y actividad administrativa y financiera, le interesan a la sociedad, y la universidad debe tener un comportamiento ejemplar en el manejo de este tipo de comunicaciones.
Estas comunicaciones atienden múltiples frentes. El local, departamental, regional, nacional e internacional; el relacionado con diversos estamentos sociales; el que alude a sus pares institucionales a distinto nivel; el que se desprende de sus competencias; y, el que busca la generación de un entorno social mejor calificado para enfrentar los problemas que padece la comunidad de la que la Universidad forma parte.
